Tietosuojaseloste

ASIAKKAIDEN, POTENTIAALISTEN ASIAKKAIDEN JA SIDOSRYHMIEN EDUSTAJIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
Voimassa 1.8.2019 alkaen.

Asiakkaiden henkilötietoja kerätään asiakasrekisteriin eri palveluiden yhteydessä. Tästä tietosuojaselosteesta selviää, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään.

1. Rekisterinpitäjä

River Publishing Finland Oy (Kauppa & Kirjaklubi)
Läkkisepäntie 3
00650 Helsinki

Yhteystiedot tietosuoja-asioissa:
Sähköposti: riverpublishing.fi@gmail.com
Puhelin: (+358) 50 4711052 (ark. 9-16)

2. Rekisterin nimi

River Publishing Finland Oy – asiakasrekisteri. Rekisteri koostuu useammasta alarekisteristä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on River Publishing Finland Oy:n ja asiakkaan välinen sopimus. Henkilötietojen antaminen on edellytys sopimuksen syntymiselle eli tilauksen tekeminen verkkokaupastamme ei onnistu ilman niiden luovuttamista.

Rekisterin tietoja käytetään River Publishing Finland Oy:n Kaupan ja Kirjaklubin omaan suoramarkkinointiin, jollei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt. Rekisterin nimi- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, jollei asiakas ole kieltänyt tällaista tietojen luovutusta. River Publishing Finland Oy käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

1) Postimyynnin asiakkaan yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot:
Asiakkaan yhteystiedot (sukunimi, etunimet, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka) ja muut asiakaskohtaiset tiedot. Asiakkaan mahdollinen kielto luovuttaa hänen osoite- tai muita tietojaan muille yrityksille suoramarkkinointia varten. Asiakkaan mahdollinen kielto lähettää hänelle mitään tarjouspostia. Postimyynnin asiakkaan tilausten käsittelyssä ja toimittamisessa tarvittavat tiedot: Asiakkaan ilmoittama puhelinnumero yhteydenottoja varten.

2) River Publishing Finland Oy:n verkkokaupan asiakkaan ja/tai Kirjaklubin jäsenen yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot:
a) Kirjaklubin jäsenten tiedot: asiakasrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka asiakas on täyttänyt River Publishing Finland Oy:n Kirjaklubiin liittymisen yhteydessä. Pakollisia tietoja ovat etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Vapaaehtoisia tietoja ovat muut yhteystiedot sekä muut asiakkaan ilmoittamat tiedot.
b) Verkkokaupan tilauksista kerättävät asiakastiedot: tilauksen yhteydessä verkkokaupan tilausten käsittelyssä ja toimittamisessa tarpeelliset tiedot: yhteystiedot, puhelinnumero.

3) Tilausten käsittelyyn, toimittamiseen ja palauttamiseen tarvittavat tiedot:
Tiedot postimyynnin ja verkkokaupan asiakkaiden tilauksista, toimituksista ja palautuksista.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun:
1) asiakas pyytää esitteitä/uutiskirjettä,
2) liittyy River Publishing Finland Oy:n Kirjaklubiin tai
3) tilaa kirjoja.
Sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten sähköposti, tekstiviestit) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

River Publishing Finland Oy:n asiakastietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Konekielinen aineisto: asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja asiakastietojen muuttamiseen ovat oikeutettuja vain erikseen sovitut työntekijät. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Asiakasrekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetussa toimistotilassa. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

8. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat River Publishing Finland Oy:n asiakasrekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle (Kohta 1 – Yhteystiedot tietosuoja-asioissa). Verkkokaupan kautta tilannut asiakas/Kirjaklubin jäsen voi hallinnoida suoramarkkinoinnin vastaanottamista olemalla suoraan yhteydessä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun. Samalla asiakas voi pyytää korjaamaan mahdollisia virheellisiä tietoja.

9. Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi ainoastaan tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.